Профессиональный праздник отметили работники архивов и управления документацией.

Архив - не только хранилище истории, но и время, застывшее на страницах, которое благодаря архивистам обретает новую жизнь, становится достоянием широких кругов общества.

Составляющей частью деятельности госадминистрации района и города является деятельность отдела по управлению документацией и архивами Григориопольского района, который выполняет две взаимосвязанные задачи: осуществляет государственную функцию по сохранению и пополнению документов Архивного фонда ПМР, являющихся государственной или муниципальной собственностью и удовлетворяет информационные потребности организаций и обычных граждан.

Основная задача отдела - реализация государственной политики и контроль в сфере архивного дела и делопроизводства на территории района.

Минувший год был очень напряженным, плодотворным и интересным. Фонды архива пополнились новыми коллекциями документов по истории предприятий, организаций и учреждений района.

О том, как работает архив рассказала Светлана Казакова, начальник отдела по управлению документацией и архивами Григориопольского района.

Одной из основных задач деятельности районного архива является работа с предприятиями, учреждениями, организациями района. Ежедневно архив оказывает им практическую и методическую помощь в ведении делопроизводства и обеспечении сохранности документов, упорядочением документов, которые образовались от деятельности данных учреждений. Проводится постоянная работа по улучшению условий хранения документов и их использования, созданием научно-справочного аппарата к ним. В целях контроля за обеспечением сохранности документов Архивного фонда ПМР в организациях-источниках комплектования архива проводятся комплексные проверки.

В помощь организациям района по архивному делу и делопроизводству проводятся семинары ответственных лиц, работающих с документами. Районный государственный архив является базой практики для студентов 2 курса исторического факультета Приднестровского государственного университета им. Т.Г. Шевченко.

Значительную часть времени сотрудники архива уделяют исполнению запросов организаций и граждан. В рамках оказания услуг по предоставлению архивных справок, копий и выписок в 2012 году в адрес архива поступило 1087 запроса, из них 554 запроса социально-правового характера и 533 запроса по личному составу.

Выдано 811 архивных копий, выписок, справок социально-правового характера и 538 по личному составу.

В межведомственные архивы по личному составу (МВА) сел и поселков поступило более 600 запросов и выдано 4580 архивных выписок, в том числе с. Малаешты - 752, с. Тея - 655, с. Спея - 628.

 В соответствии с установленным законодательством нормативный срок рассмотрения обращений граждан не превышает 20 дней.

На 1 января 2013 года в списке источников комплектования архива числится 51 организация. Проводится работа по формированию Архивного фонда ПМР. За истекший год на хранение поступило от организаций - источников комплектования архива 208 дел постоянного хранения и по личному составу - 958 ед. хр. от ликвидированных организаций.

В районном архиве сформировано 155 фондов, находится 21100 ед. хранения, в том числе 2800 ед. хр. - документы по личному составу. В межведомственных архивах по личному составу сел и поселков сформировано 40 фондов, в которых находится на хранении 21300 единиц хранения.

В архиве имеются три архивохранилища, протяженность стеллажных полок в которых составляет 373 погонных метров. Степень загруженности 60%.

Архив осуществляет целый комплекс мероприятий по организации сохранности документов Архивного фонда района и области, их государственного учета, недопущению случаев утраты и хищений, по их реставрации, поддержанию противопожарной безопасности.

В хранилищах постоянно поддерживается температурно-влажностный и световой режим, соблюдается санитарно-гигиенический режим хранения документов. Практикуется проведение санитарных дней и регулярное проветривание хранилищ.

В последние годы роль архива стала особенно заметной в социальной сфере. Архивные справки о трудовом стаже, заработной плате помогают нашим землякам успешно реализовывать свои права, гарантированные законом. Увеличилось количество запросов о размере заработной платы за ряд лет для перерасчета размера пенсий.

В последние годы население района стало чаще обращаться за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки.

В век информационных технологий работа архива строится с учетом требований времени: это и перевод архивных фондов в электронный вид, и подготовка к оказанию услуг в электронном виде.

Запросы граждан исполняются по заявлениям, получаемым архивом как непосредственно от заявителей, посещающих архив, так и по почте. Архив готов к тому, чтобы определенные виды услуг оказывать в электронном виде. Каждый заявитель, которому необходимо получить копию архивного документа, может направить свое заявление по электронной почте. После рассмотрения заявления будет подготовлена архивная копия документа, которую заявитель может получить в архиве в сроки, определенные правилами работы архива. Если в архиве документов нет, дается разъяснение о том, куда еще можно обратиться.

Приоритетным направлением деятельности архива является решение проблемы защиты прав граждан в вопросе сохранения их трудовых историй. Стыдно смотреть в глаза гражданам, обратившихся с просьбой о подтверждении трудовой деятельности и не по вине специалистов архива, получающих отрицательный ответ, о том, что данных документов нет. Юридические лица негосударственной формы собственности, образовавшиеся в последние 20 лет (частные и малые предприятия, кооперативы, общества с ограниченной ответственностью), при своей ликвидации не сдают на хранение в архив приказы о приеме и увольнении, книги по начислению заработной платы. Видимо руководители данных организаций не думают, что и они в свое время будут оформляться на пенсию.

Для сохранения документальных свидетельств о современном городе и его жителях, архив готов комплектоваться документами личного происхождения. Поступающие документы не оседали бы мертвым грузом в хранилищах архива, а могли улучшить качество работы читального зала и использоваться так, чтобы остались в памяти людской жизнь и деятельность, заслуги и подвиги земляков. Фонды архива открыты для всех, кого интересует история родного края.

В перспективе планируем проводить новую форму работы, как обмен опытом. Для повышения стимула и дальнейшего развития организовывать выездные семинары на базе ведомственных архивов аппаратов представителей главы госадминистрации сел и поселков. На местах рассматривать вопросы хранения документов в архивохранилищах, их учет и безопасность. Ответственные за архивоведение будут знакомиться с работой коллег, делиться своим опытом и обсуждать насущные проблемы в работе.

  В отделе работает 3 специалиста с высшим образованием. В современных условиях архив - это целая индустрия, которая требует работы специалистов с высоким уровнем специальной подготовки, знающих историю, делопроизводство, технологии хранения документов, усидчивости и большого внимания, собранности и терпения и многое другое, они заботятся о том, чтобы сохранить вверенные им ценности для будущих поколений.

Нашу современную жизнь невозможно представить без архивов. Ведь это наша история, это наша с вами жизнь, жизнь наших предков. Труд архивистов очень важен, ведь информация должна жить долго и может понадобиться в любой момент! Архивисты работают со вчерашним днем, нужным нам сегодня и в будущем, и в наш профессиональный праздник я от всего сердца желаю всем здоровья, благополучия, быть настоящими мастерами своего дела, не терять в архивах ни строчки и жить счастливо!